Lễ báo hỷ là một phần quan trọng trong lễ cưới của người Việt, mang tính chất ấm cúng và gần gũi. Thông thường, lễ báo hỷ được tổ chức trước hoặc sau đám cưới chính thức. Nhiều cặp đôi vẫn còn băn khoăn liệu có nên tổ chức tiệc báo hỷ hay không và chi phí cho buổi tiệc này có đắt đỏ không? Vì vậy, việc quản lý chi phí tiệc báo hỷ sao cho hợp lý mà vẫn giữ được không khí vui tươi, ý nghĩa là một thách thức không nhỏ. Bài viết này sẽ chia sẻ những mẹo nhỏ giúp bạn tối ưu hóa chi phí một cách hiệu quả, đảm bảo buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và trọn vẹn.

1. Tiệc báo hỷ là gì?

Tiệc báo hỷ là một nghi lễ nhỏ nhưng ý nghĩa, đánh dấu sự ra mắt chính thức của cặp đôi, thông báo họ đã trở thành vợ chồng và chia sẻ niềm vui với bạn bè cùng những người thân thiết. Đây cũng là dịp để gặp gỡ những khách mời không thể tham dự lễ cưới chính thức do nhiều lý do về khoảng cách địa lý, vấn đề thời gian,…..

Khác với tiệc cưới chính thức, tiệc báo hỷ thường được tổ chức với quy mô nhỏ, thân mật và ấm cúng hơn. Không gian của tiệc báo hỷ thường thoải mái, gần gũi, không bị gò bó bởi những nghi thức trang trọng.

Do đó, việc chọn ngày tổ chức tiệc báo hỷ không cần quá câu nệ và khắt khe, mà chỉ cần chọn một ngày thuận tiện cho các khách mời, thường là vào những ngày đẹp trời cuối tuần. Tuy nhiên, nếu tiệc báo hỷ được tổ chức để thay thế tiệc cưới chính thức hoặc dành cho các cặp đôi tái hôn, việc lựa chọn ngày tốt vẫn cần được chú ý để đảm bảo mọi điều suôn sẻ và may mắn.

2. Chi phí tiệc báo hỷ cần bao nhiêu là đủ?

Chi phí tổ chức tiệc báo hỷ chắc hẳn là một mối bận tâm lớn đối với các cặp đôi, khiến nhiều người lo lắng không biết có nên tổ chức không hay phải dự trù bao nhiêu cho đủ. Do đó, việc lên kế hoạch chi tiêu tỉ mỉ và quản lý ngân sách là cực kỳ quan trọng để đảm bảo bạn có sự chuẩn bị tốt và thoải mái tinh thần trước - trong - sau buổi lễ. Hãy tham khảo các khoản chi phí dưới đây để có thể dự trù trước ngân sách cần chuẩn bị, giúp bạn tổ chức một buổi tiệc báo hỷ thật hoàn hảo và ý nghĩa.

• Chi phí thuê địa điểm:

Chi phí này thường phụ thuộc vào số lượng khách và sở thích tổ chức tiệc của cặp đôi. Có rất nhiều lựa chọn mà bạn có thể cân nhắc từ nhà hàng, khách sạn đến các sảnh tiệc lớn - nhỏ trong thành phố hay thậm chí có thể tổ chức tại nhà để tiết kiệm chi phí. Mỗi lựa chọn đều có mức giá khách nhau dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng. 

• Chi phí thiệp mời:

Tuỳ vào mẫu mã, chất liệu và số lượng thì chi phí in thiệp mời sẽ có giá khác nhau từ khoảng 2.500 - 30.000 VND/thiệp. Nếu bạn muốn thiết kế đặc biệt thì mức giá có thể cao hơn.

• Chi phí trang trí tiệc:

Bạn có thể tự trang trí hoặc thuê dịch vụ trang trí chuyên nghiệp tuy nhiên phần lớn chi phí trang trí tiệc sẽ chiếm nhiều trong khoảng ngân sách của bạn. Tuỳ vào nhu cầu trang trí theo chủ đề gì, mức độ phức tạp ra sao thì chi phí sẽ dao động từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng.

• Chi phí đãi tiệc:

Chi phí đãi tiệc là phần quan trọng nhất chiếm gần 50% tổng ngân sách của bạn, bao gồm đồ ăn, đồ uống, và các phí dịch vụ đi kèm. Mức giá có thể từ vài trăm nghìn đồng một người cho đến vài triệu đồng một người, tùy thuộc vào loại hình tiệc và thực đơn bạn chọn.

Hiện nay, các đơn vị tổ chức tiệc thưởng có nhiều hình thức menu Âu - Á để bạn có thể dễ dàng lựa chọn từ các set menu được thiết kế sẵn đến những món ăn lẻ bạn có thể kết hợp tự do để phù hợp với khẩu vị của khách mời.

Về đồ uống, tuỳ vào loại thức uống bạn chọn chiêu đãi thì chi phí sẽ chênh lệch khác nhau. Bạn cần trao đổi kỹ khi tư vấn đặt tiệc vì có một số nhà hàng sẽ tính bao gồm trong giá set menu hay có thể được miễn phí khi bạn đặt số lượng bàn nhất định.

• Chi phí thuê trang phục:

Chi phí cho trang phục cho cô dâu, chú rể và hai bên gia đình cũng cần được tính toán. Bạn có thể thuê hoặc mua trang phục, chi phí thường từ vài triệu đến vài chục triệu đồng, tùy vào nhu cầu và lựa chọn của bạn.

• Chi phí MC, giải trí, thợ chụp ảnh:

Để buổi tiệc thêm sinh động và đáng nhớ, thuê MC chuyên nghiệp và ban nhạc để dẫn dắt và tạo không khí vui tươi là cần thiết. Bên cạnh đó, thợ quay phim và chụp ảnh sẽ ghi lại những khoảnh khắc ý nghĩa trong buổi tiệc. Chi phí cho các dịch vụ này thường dao động trên dưới 5.000.000 VND cho mỗi hạng mục, tùy vào mức độ chuyên nghiệp và kinh nghiệm của đội ngũ. Việc đầu tư vào các dịch vụ này sẽ giúp buổi tiệc của bạn trở nên hoàn hảo hơn.

Ngoài những khoản chi phí chính, bạn cũng cần dự trù cho các chi phí phát sinh khác như dịch vụ vận chuyển, trang trí phụ kiện, hay các khoản phí phát sinh bất ngờ. Nên có một khoản ngân sách dự phòng để tránh bị động trong quá trình tổ chức. Vậy làm thế nào để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm chất lượng buổi tiệc? Hãy tham khảo kinh nghiệm từ các cặp đôi đi trước và áp dụng những các mẹo sau nhé!

3. Những “mẹo” nhỏ để quản lý chi phí tiệc báo hỷ hiệu quả:

• Lên danh sách khách mời chính xác

Lên danh sách khách mời chính xác giúp bạn dự trù chi phí một cách cụ thể và hiệu quả. Hạn chế mời những người không thực sự cần thiết và tập trung vào những người thân thiết nhất sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí cho thực đơn, quà tặng và chỗ ngồi. Hãy kiểm soát số lượng khách mời một cách chặt chẽ, nắm rõ ai có thể tham dự và ai không, để tránh lãng phí và đảm bảo buổi tiệc diễn ra suôn sẻ.

• Lập kế hoạch ngân sách cụ thể

Theo kinh nghiệm của các cặp đôi đã tổ chức, việc lên kế hoạch chi tiết, cân nhắc kỹ lưỡng các dịch vụ và lập kế hoạch ngân sách cụ thể cho từng hạng mục sẽ giúp kiểm soát tổng chi phí tiệc báo hỷ hiệu quả hơn. Hãy xác định rõ từng hạng mục chi phí và dành một khoản dự phòng cho những tình huống phát sinh. Điều này sẽ giúp bạn chủ động và không bị động trước các khoản chi bất ngờ và  không cần thiết.

• Tìm hiểu và đặt dịch vụ sớm

Tìm hiểu nhiều đơn vị cung cấp hạng mục bạn cần và đặt dịch vụ sớm sẽ cho bạn nhiều thời gian lựa chọn với giá cả hợp lý hơn. Bởi lẽ nhiều nhà cung cấp dịch vụ thường có chương trình ưu đãi cho những khách hàng đặt trước. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo có được dịch vụ tốt và lựa chọn phù hợp nhất với bạn.

• Tiết kiệm các chi phí in ấn thiệp mời

Bạn cũng có thể tiết kiệm chi phí thiệp mời bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn hoặc sử dụng thiệp mời điện tử theo xu hướng công nghệ mới hiện nay để giảm bớt chi phí và tiện lợi hơn.

• Tối ưu hóa chi phí quà tặng khách mời

Hãy cân nhắc kỹ lưỡng về việc có cần thiết tặng quà cho khách mời hay không, bởi điều này không bắt buộc trong tiệc báo hỷ. Tuy nhiên, quà tặng vẫn mang lại ý nghĩa và thể hiện sự trân trọng của bạn dành cho khách mời. Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể tự làm quà tặng hoặc mua với số lượng lớn để được giá ưu đãi. Nên nhớ rằng sự chân thành trong từng món quà sẽ được khách mời trân trọng hơn nhiều so với giá trị vật chất của chúng.

• Chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Các địa điểm tổ chức tiệc thường có những gói ưu đãi dành cho khách hàng, bạn có thể tận dụng những ưu đãi này để cân đối ngân sách và chọn được địa điểm phù hợp. Đôi khi, tổ chức tiệc tại nhà cũng là một lựa chọn tiết kiệm, vừa mang lại không gian ấm cúng và thân mật cho buổi tiệc.

• Thiết kế thực đơn hợp lý

Thực đơn tiệc là yếu tố khó cân đối nhất vì cần đảm bảo sự chỉnh chu và thoải mái cho các khách mời. Tuy nhiên, bạn có thể linh động hơn trong việc lên thực đơn với các món ăn ngon, đảm bảo dinh dưỡng và đa dạng nhưng không quá lại đắt đỏ và phù hợp với khẩu vị của đa số khách mời. Việc chọn các set menu được thiết kế sẵn từ nhà hàng cũng là một lựa chọn tốt để hạn chế phát sinh chi phí, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng bữa tiệc.

• Kiểm tra kỹ hợp đồng và điều khoản

Kiểm tra kỹ hợp đồng và điều khoản để đảm bảo rằng mọi điều khoản đều rõ ràng và không có khoản phí ẩn nào, tránh những chi phí phát sinh không mong muốn sau khi buổi tiệc kết thúc. Điều này giúp bạn chủ động hơn trong việc quản lý chi phí và tránh những rủi ro tài chính.

• Lựa chọn các gói trang trí hợp lý

Trang trí là một phần không thể thiếu trong buổi tiệc vì hầu hết các cặp đôi đều muốn ngày trọng đại nhất phải thật lung linh, lộng lẫy và đáng nhớ nhất. Tuy nhiên hay lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và cân đối các mong muốn của mình để tránh vung tay quá mất làm độn lên quá nhiều chi phí “dùng 1 lần”. Hãy tính đến các phương án có thể tận dụng các vật dụng trang trí sẵn có tại các sảnh tiệc để giảm thiểu mua mới nhưng vẫn tạo được không gian ấm cúng và đong đầy cảm xúc như mong muốn nhé!

• Theo dõi và điều chỉnh ngân sách

Nên ghi lại và theo dõi khoản ngân sách đã chi thường xuyên để điều chỉnh những hạng mục sau đó cho phù hợp và đảm bảo không vượt quá ngân sách cho phép. Khoản dự phòng cho những phát sinh bất ngờ cũng là điều cần thiết để bạn không bị quá gò bó trong một lựa chọn nhất định mà có thể thoải mái hơn trong việc chọn dịch vụ thật sự thích.

Chung quy lại, sự linh hoạt và sáng tạo trong việc lựa chọn các dịch vụ tổ chức sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí tiệc báo hỷ một cách đáng kể mà không làm giảm chất lượng của buổi tiệc. Hy vọng 10 mẹo nhỏ trên sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát hơn để quản lý chi phí tiệc báo hỷ hiệu quả cho sự kiện của mình sắp tới. Nếu bạn vẫn chưa biết phải làm sao để buổi lễ diễn ra hoàn hảo hãy tham khảo thêm cách tổ chức tiệc báo hỷ đáng nhớ để chăm chút từng chi tiết nhỏ nhất biến nó thành những bất ngờ lớn nhé!