Có phải, bạn đang lên kế hoạch cho khoảnh khắc trọng đại nhưng lại chưa biết cách thức tổ chức tiệc báo hỷ đáng nhớ như nào. Bài viết này sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm cách tổ chức tiệc báo hỷ để trở nên đặc biệt và tinh tế trong từng những khâu nhỏ nhất đến các gợi ý về không gian, trang trí, ngân sách…
1. Nghi thức lễ Báo hỷ là gì?
Theo truyền thống cưới xin của người Việt thường có nhiều những nghi thức lễ cưới quan trong như lễ dạm ngõ, lễ ăn hỏi, lễ xin dâu, lễ rước dâu, lễ cưới… Tuy nhiên, theo thời đại và khoảng cách địa lý thì dần có nhiều nghi thức được phép tinh gọn và giản lược bớt hơn để phù hợp với lối sống.
Tiệc báo hỷ là một trong những nghi thức quan trọng, được các cặp đôi trẻ xem như một lễ cưới nhỏ với các những người thân yêu và bạn bè thân thiết nhất. Khác với tiệc cưới, tiệc báo hỷ thường có quy mô nhỏ hơn tầm dưới 80 khách; do đó, không khí của buổi tiệc có phần gắn kết và ấm áp hơn so với không khí trang trọng, đông vui của đám cưới.
Tuy chỉ là buổi tiệc nhỏ nhưng nghi thức này không chỉ đơn thuần là một buổi lễ thông báo hỷ sự mà còn mang tính kết nối hai gia đình, chia sẻ niềm vui, những ước mong và hy vọng cho tương lai của cặp đôi với người thân yêu. Bởi lẽ các cặp đôi không mất nhiều thời gian tất bật, lo lắng hơn cho bữa tiệc nên có thêm nhiều thời gian tận thưởng trọn vẹn từng khoảng khắc lung linh nhất và có thể cùng chung vui trò chuyện với khách mời hơn.
2. Tiệc Báo hỷ nên tổ chức khi nào?
Vậy nên lựa chọn thời điểm tổ chức tiệc Báo hỷ khi nào là hợp lý? - Người Việt chúng ta luôn có quan điểm rằng “Có thờ có thiêng, có kiêng có lành”, nên vào những dịp lễ quan trọng trong cuộc đời thường luôn lựa chọn cẩn thận những ngày tốt, ngày đẹp, phù hợp nhất với tuổi tác của cặp đôi để đảm bảo sự thuận lợi và ý nghĩa cho cả hai gia đình.
Ngày nay, tư tưởng và quan điểm của những đôi bạn trẻ khá đơn giản và có phần thoáng hơn nên việc đi xem ngày không mấy cần thiết với họ. Đối với họ, tiệc Báo hỷ gần giống như một buổi tiệc thân mật với người thân nên chỉ cần chọn ngày thuận tiện để tổ chức. Có thể thuận tiện về mặt thời gian, thời tiết, ngày mà mọi người đều sắp xếp được để tham dự là ngày đẹp.
Dâu - rể cùng tham khảo một số “tips” sau để check-list một số hạng mục và lên kế hoạch thức tổ chức tiệc bảo hỷ của mình chỉnh chu và đáng nhớ.
3. Cần gì để lên một kế hoạch thức tổ chức tiệc bảo hỷ chỉnh chu và đáng nhớ?
- Lập danh sách khách mời:
Số lượng khách mời là một trong những yếu tố chiếm phần lớn quyết định trong kế hoạch tổ chức tiệc, bởi lẽ đó là bước đầu tiên làm tiền đề để xác định ngân sách, không gian và cách tổ chức tiệc Báo hỷ như nào cho phù hợp với phần lớn người tham dự. Lập danh sách rõ ràng cũng giúp các cặp đôi dễ dàng kiểm soát và tối ưu kế hoạch của mình hơn cũng như chăm sóc các khách mời tốt nhất, tránh những các thiếu sót vặt vãnh trong lúc tất bật.
- Xác định nhu cầu và ngân sách cụ thể:
Việc các cặp đôi xác định rõ nhu cầu và mong muốn là yếu tố quan trọng nhất để lên kế hoạch tổ chức tiệc Báo hỷ một cách suôn sẻ và nhanh chóng. Các cặp đôi có thể tự mình lên ý tưởng, sắp xếp tổ chức hoặc làm việc với một đơn vị chuyên nghiệp để hỗ trợ trong việc triển khai các ý tưởng, lên kế hoạch và sắp xếp. Tuy nhiên, lựa chọn làm việc với bên thứ ba một phần phải phụ thuộc vào khoảng ngân sách của cặp đôi vì sẽ mất 1 khoảng phí dịch vụ nhất định.
Vì vậy, tính toán và đặt ra một ngân sách cụ thể, rõ ràng từng hạng mục là một trong những bước quan trọng để có thể cân đối chi phí các hạng mục hợp lý. Mặc dù là một bữa tiệc nhỏ, không quá cầu kỳ nhưng nếu không kiểm soát chặt chẽ các cặp đôi sẽ dễ “vung tay quá trán” và không đủ ngân sách cho các hạng mục cốt yếu hơn.
Nếu bạn còn đang loay hoay chưa biết dự trù ngân sách như nào, hãy tham khảo thêm một số chi sẻ về các lưu ý giúp bạn quản lý chi phí tiệc Báo hỷ hiệu quả.
- Lựa chọn Địa điểm tổ chức phù hợp:
Tiệc báo hỷ được xem là một nghi lễ cưới nhỏ, ấm áp bên người thân nên việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng có phần đơn giản hoặc độc đáo hơn bởi 2 lý do sau:
+ Đối với các cặp đôi yêu thích sự đơn giản, không gian gần gũi và ấm áp thì việc lựa chọn tổ chức ở sân vườn hoặc nhà riêng là một lựa chọn hoàn hảo để vừa thuận tiện vừa tiết kiệm được kha khá chi phí. Với lựa chọn này, bạn nên chọn những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tại nhà gần khu vực tổ chức để thuận tiện trong các khâu lắp đặt rạp, vận chuyển bàn ghế, các vật dụng và giữ nóng đồ ăn từ bếp trung tâm.
+ Bên cạnh đó, nếu bạn muốn tổ chức một buổi tiệc thật đáng nhớ, ấn tượng và mang dấu ấn riêng của mình thì việc lựa chọn tổ chức tại các sảnh tiệc nhà hàng sẽ là lựa chọn hiệu quả hơn bởi không gian và dịch vụ mà đơn vị sảnh tiệc đó cung cấp cho bạn. Với số lượng khách mời nhỏ - vừa đủ, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các sảnh tiệc có kiến trúc độc đáo, mang màu sắc riêng biệt để phác hoạ hết được “buổi lễ trong mơ” của bạn. Đây là một số gợi ý các sảnh tiệc có không gian độc đáo, câu chuyện riêng biệt “đang chờ” bạn vẽ thêm vào nó những khoảnh khắc lắng động cảm xúc thăng hoa.
Ngoài yếu tố không gian sảnh tiệc phù hợp, bạn hãy cân nhắc thêm các tiêu chí về thực đơn, chất lượng phục vụ, kỹ thuật, sân khấu,… để có thể tạo nên một buổi lễ đa giác quan tuyệt nhất nhé!
- Chọn chủ đề trang trí tiệc cá nhân hoá:
Có thể nói, yếu tố về gu thẩm mỹ trang trí tiệc cũng là một thứ cốt yếu ghi dấu ấn cho người tham dự bởi sự lung linh, xinh đẹp và cảm giác nó mang đến khi bước chân vào buổi tiệc. Tuỳ vào sở thích và câu chuyện riêng của cặp đôi mà các chủ đề trang trí sẽ khác nhau mang đến sự “cá nhân hoá” cho buổi tiệc đó, có thể là sự lãng mạn như bước vào một khu vườn cổ tích, sự nên thơ của cặp đôi nắm tay nhau trong ánh chiều tà hay sự mộng mơ như hoà mình vào câu chuyện nào đó mà cả hai cùng yêu thích. “You only live once” vì vậy hiện thực hoá những điều bạn mong ước.
Ở sảnh tiệc Silverland Banquet, chúng tôi luôn cập nhật và sáng tạo những chủ đề trang trí theo xu hướng, nổi bật và phù hợp không gian từng sảnh với chi phí phải chăng. Nếu ngân sách của bạn “không cho phép” mua sắm mới các vật dụng trang trí theo chủ để thì hãy tham khảo thêm phương án kết hợp các concept có sẵn tại Silverland Banquet nhé!
- Chuẩn bị thiệp mời sớm và xác định thời gian gửi hợp lý:
Sau khi đã lựa chọn được địa điểm phù hợp thì thiệp mời cũng cần được lựa chọn và chuẩn bị sớm để gửi đến khách tham dự trong thời gian ít nhất trước 15 ngày để có thể linh động sắp xếp thời gian cá nhân tham gia. Từ việc chuẩn bị chỉnh chu đến thời gian gửi lời mời sớm cũng một phần thể hiện sự trân trọng đối với khách tham dự và tâm huyết bạn dành cho buổi tiệc đó. Khác với thiệp mời cưới, nội dung trong “Thiệp báo hỷ” sẽ ghi rõ thông điệp “Trân trọng thông báo tin vui”.
Theo thời đại công nghệ thì thiệp mời không chỉ đơn giản ở định dạng in ấn mà còn có dạng điện tử để gửi trực tuyến cho các khách ở xa, tuy nhiên hãy lựa chọn phương án phù hợp với đối tượng khách mời của bạn.
- Lựa chọn thực đơn phù hợp với khách tham dự:
“Ăn ngon” là một trong những dấu ấn mà khách tham dự thường cảm thán sau buổi tiệc, vì thế dù tinh thần của buổi lễ báo hỷ nhỏ, ấm cúng và không quá cầu kỳ nhưng dâu rể cũng nên chú trọng trong việc lựa chọn thực đơn phù hợp với khẩu vị của đa số chung. Hiện nay, có rất nhiều loại hình set menu và tiệc buffet mà bạn có thể lựa chọn để thích hợp với nhu cầu chiêu đãi của bạn.
- Xây dựng kịch bản chương trình chi tiết:
Để tổ chức tiệc báo hỷ hoàn hảo, việc lên kế hoạch chương trình chi tiết và rõ ràng là vô cùng quan trọng. Từ những hoạt động đầu giờ đón khách đến phần nghi lễ và kết thúc buổi tiệc với những khoảnh khắc đầy cảm xúc, mỗi phần đều cần được sắp xếp kỹ lưỡng. Không khí của buổi tiệc là yếu tố then chốt tạo nên dấu ấn khó quên cho khách mời, và chính âm nhạc cùng MC sẽ là những người dẫn dắt, mang lại “linh hồn” và sự sống động cho sự kiện. Hãy lựa chọn âm nhạc và người dẫn dắt kỹ lưỡng nhé!
- Hoạt động giải trí độc đáo:
Ngoài các nghi thức truyền thống và những màn góp vui âm nhạc của khách thì việc lên ý tưởng tổ chức các hoạt động vui nhộn trong buổi tiệc ấm cúng như báo hỷ cũng sẽ gia tăng sự kết nối, gắn kết mọi người và thêm phần hứng khởi cho buổi tiệc.
- Quà cảm ơn khách mời:
Những món quà cảm ơn tuy nhỏ bé nhưng lại mang ý nghĩa to lớn, thể hiện sự trân trọng và tri ân sâu sắc đến khách mời đã góp mặt và đồng hành trong hành trình hạnh phúc của bạn. Dù không bắt buộc, việc tặng quà cảm ơn sẽ tạo thêm dấu ấn đáng nhớ cho buổi tiệc. Cặp đôi có thể lựa chọn những món quà nhỏ xinh như bánh ngọt, kẹo, sô-cô-la, hay bất kỳ điều gì mang lại niềm vui và kỷ niệm đẹp cho khách mời.
Cuối cùng, để đưa ra những lựa chọn tốt nhất, hãy xem xét các đánh giá và tham khảo kinh nghiệm từ các cặp đôi đi trước. Việc này sẽ giúp bạn tránh những sai lầm không đáng có, đảm bảo buổi tiệc của bạn diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo.
4. Tổ chức tiệc Báo hỷ ở đâu vừa sang trọng lại tiết kiệm?
Nếu bạn đang lo lắng chưa biết tìm địa điểm tổ chức nào cho phù hợp thì hãy tham khảo 8 sảnh tiệc của Silverland Banquet, toạ lạc ngay trung tâm quận 1, với các thiết kế độc nhất, mang màu sắc riêng biệt, không gian ấm cúng và lung linh huyền ảo.
Các ưu điểm của dịch vụ sảnh tiệc của chúng tôi bao gồm:
- Vị trí trung tâm, thuận tiện cho việc di chuyển và lưu trú cho khách mời.
- Đa dạng sảnh tiệc với sức chứa lên tới 100 khách.
- Phong cách bày trí linh hoạt tùy theo yêu cầu của khách hàng.
- Đa dạng lựa chọn thực đơn Âu - Á theo tiêu chuẩn 5*.
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng tiêu chuẩn dành cho sự kiện.
- Sảnh sự kiện/tiệc kết nối wifi tốc độ cao.
- Bảng điện LED chào mừng.
- Trang trí hoa tươi và các chi tiết khác theo tiêu chuẩn và chủ đề của sự kiện.
Silverland Banquet luôn có những ưu đãi hấp dẫn để các cặp đôi tối ưu chi phi và có thêm nhiều lựa chọn địa điểm tổ chức.
Ngoài ra, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cùng phong cách dịch vụ chu đáo và tận tâm cũng là yếu tố cộng hưởng để Sảnh tiệc Silverland Group sẽ mang đến cho bạn một buổi tiệc hoàn hảo. Liên hệ đặt tiệc ngay với chúng tôi để được tư vấn và báo giá chi tiết nhé!
*Ảnh sưu tầm.
