Vào mỗi dịp cuối năm, việc xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty là ưu tiên hàng đầu của các phòng ban Nhân sự, Hành chính và Marketing. Một sự kiện cuối năm thành công không chỉ thể hiện văn hóa doanh nghiệp mà còn là cơ hội tri ân, gắn kết đội ngũ và tạo động lực phát triển cho năm mới.

Vì Sao Cần Có Kế Hoạch Tổ Chức Tiệc Tất Niên Chi Tiết?

Tiệc tất niên không chỉ đơn thuần là buổi liên hoan cuối năm mà còn là cơ hội để tạo nên sự khác biệt trong văn hóa doanh nghiệp.

Tác động đến hình ảnh thương hiệu nội bộ

Một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chỉn chu thể hiện sự đầu tư của lãnh đạo dành cho nhân viên. Khi nhân viên cảm nhận được sự trân trọng qua từng chi tiết được chuẩn bị kỹ lưỡng – từ không gian tiệc đẹp mắt, thực đơn tinh tế, đến chương trình giải trí chất lượng – họ sẽ tự hào hơn về tổ chức mình đang cống hiến.

Tối ưu hóa ngân sách và nguồn lực

Một kế hoạch chi tiết giúp bạn:

Đàm phán giá tốt hơn khi đặt dịch vụ sớm
Tránh các khoản phụ phí phát sinh
Phân bổ đúng trọng tâm: Đầu tư nhiều vào những yếu tố tạo trải nghiệm, tiết kiệm ở những phần ít tác động

Giảm thiểu rủi ro và áp lực

Một kế hoạch chi tiết giúp bạn:

Dự liệu trước các tình huống có thể xảy ra
Có phương án dự phòng sẵn sàng
Giảm căng thẳng cho Ban Tổ Chức trong ngày diễn ra sự kiện

Đo lường hiệu quả và cải thiện liên tục

Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn dễ dàng thực hiện các đánh giá sau sự kiện: Mục tiêu, Chi chí, Vận Hành và các khâu cần cải thiện cho năm sau. Đây chính là nền tảng để mỗi sự kiện tất niên đều tốt hơn năm trước.

Vậy lập một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty nên bắt đầu từ đâu? Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm sự kiện doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia của Sảnh Tiệc Silverland đã tổng hợp quy trình 9 bước xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp. Dưới đây là những hướng dẫn toàn diện, và hữu ích cho những ai lần đầu tiếp nhận trọng trách quan trọng này.

9 Bước Xây Dựng Kế Hoạch Tổ Chức Tiệc Tất Niên Chuyên Nghiệp

Bước 1: Xác Định Mục Tiêu & Dự Trù Ngân Sách

Đây là nền móng quyết định quy mô, phong cách và tầm ảnh hưởng của buổi tiệc.

Xác định mục tiêu cốt lõi:

Doanh nghiệp cần xác định được mục đích của sự kiện

Tôn vinh thành tích và tri ân đội ngũ: Không gian sẽ mang tính trang trọng, ấm cúng với các nghi thức vinh danh
Tăng cường tinh thần đồng đội: Không khí sôi động, các hoạt động giao lưu, team building chiếm trọng tâm
Tri ân đối tác và khách hàng: Sự kiện mang phong thái sang trọng, chuyên nghiệp với những trải nghiệm cao cấp

Lập dự trù ngân sách:

Chi phí cơ sở hạ tầng: Thuê địa điểm, thiết kế không gian, hệ thống âm thanh ánh sáng, backdrop, MC và ban nhạc chuyên nghiệp
Chi phí trên mỗi khách mời: Thực đơn tiệc, quà tặng, phần thưởng tri ân
Chi phí dự phòng: 10-15% tổng ngân sách cho các nhu cầu phát sinh

Bước 2: Lên Ý Tưởng Tổ Chức Tiệc Tất Niên Sáng Tạo Và Chủ Đề Độc Đáo

Một chủ đề (theme) ấn tượng chính là linh hồn giúp sự kiện của Doanh Nghiệp bạn trở nên đáng nhớ và khác biệt.

Các chủ đề tiệc tất niên được yêu thích nhất:

Gala Night/Oscar Awards: Sang trọng với thảm đỏ, nghi thức trao giải danh giá
Retro/Hoài Niệm: Độc đáo với trang phục và âm nhạc của một thời để nhớ
White Party/Black Dress Code: Tối giản nhưng thanh lịch và đồng điệu
Chủ đề “Chiến binh” / “Vươn ra biển lớn” / …: Thể hiện tầm nhìn doanh nghiệp, tinh thần, mục tiêu của công ty.

Chủ đề sẽ định hình toàn bộ không gian trang trí, dress code cũng như phong cách âm nhạc của toàn bộ buổi tiệc.

Bước 3: Lựa Chọn Địa Điểm & Thời Gian Tối Ưu

Việc chọn địa điểm và thời gian phù hợp quyết định một nửa thành công của sự kiện.

Thời điểm lý tưởng: Ưu tiên các buổi tối cuối tuần (thứ Sáu, thứ Bảy) để khách mời thoải mái tham gia và tận hưởng buổi tiệc mà không lo áp lực công việc ngày hôm sau.

Tiêu chí lựa chọn địa điểm:

Vị trí trung tâm: Dễ dàng tiếp cận và thuận tiện di chuyển từ nhiều địa điểm
Sức chứa phù hợp: Không gian vừa đủ để tạo không khí ấm cúng nhưng không gây cảm giác chật chội
Khu vực đỗ xe rộng rãi và tiện lợi: Yếu tố quan trọng với sự kiện của doanh nghiệp
Kiến trúc không gian: Sảnh có trần cao, hình khối đều đặn, tầm nhìn thoáng đãng

Tips: 5 câu hỏi quan trọng khi khảo sát địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty:

Chi phí thuê sảnh có bao gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng và màn hình LED cơ bản?
Có các khoản phụ phí nào cần lưu ý (setup ngoài giờ, thiết bị bên ngoài, …)?
Chính sách về đồ uống (rượu, bia, …) mang từ bên ngoài vào như thế nào?
Sức chứa tối đa của khu vực đỗ xe?
Có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ toàn thời gian trong suốt sự kiện?

Lựa chọn một địa điểm chuyên nghiệp tại Sảnh Tiệc Silverland Group sẽ giúp bạn giải quyết phần lớn các vấn đề về cơ sở vật chất và dịch vụ.

Bước 4: Thiết Kế Thực Đơn Tinh Tế

Set Menu hay Buffet?

Khi xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty, Set Menu (tiệc bàn) thường được ưu tiên hơn vì giúp khách mời tập trung vào chương trình, dễ kiểm soát kịch bản, timeline và chi phí. Buffet phù hợp với những buổi tiệc cần giao lưu tự do và sẽ ít trang trọng hơn.

Nguyên tắc thiết kế menu:

Cân đối các món ăn qua từng phần của buổi tiệc: khai vị, món chính, tráng miệng
Đa dạng nguồn protein (gia cầm, hải sản, thịt đỏ)
Lưu ý đặc biệt: luôn cần khảo sát trước về nhu cầu ăn chay, hoặc dị ứng thực phẩm của nhân viên và khách mời tham gia để chuẩn bị chu đáo..

Bước 5: Xây Dựng Kịch Bản Tiệc Tất Niên Chi Tiết

Một timeline cụ thể và chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được mọi kịch bản của sự kiện: dễ theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực hợp lý, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, và ứng phó hiệu quả với các tình huống phát sinh.

Khung kịch bản tham khảo:

18:00 – 18:30: Đón tiếp & Check-in (Nhạc nền thư giãn, không gian & backdrop chụp hình)
18:30 – 19:00: Ổn định chỗ ngồi, Tiết mục mở màn
19:00 – 19:15: Giới thiệu chương trình và ban đại biểu
19:15 – 19:30: Phát biểu của Ban Lãnh đạo & Nghi thức khai tiệc
19:30 – 20:15: Thưởng thức tiệc & Các chương trình văn nghệ
20:15 – 20:45: Vinh danh cá nhân và tập thể xuất sắc
20:45 – 21:15: Trò chơi, hoạt động tương tác & Chương trình bốc thăm may mắn
21:15 – 21:30: Bế mạc, Tri ân & Chụp hình kỷ niệm tập thể

Bước 6: Tạo Danh Sách Khách Mời & Phân Chia Chỗ Ngồi

Nghệ thuật sắp xếp chỗ ngồi trong tiệc tất niên có thể tạo nên sự khác biệt và sự thành công trong một buổi tiệc.

Xây dựng danh sách khách mời

Phân loại theo nhóm đối tượng:

Ban Lãnh đạo cấp cao và khách VIP (đối tác, khách hàng chiến lược)
Quản lý cấp trung và trưởng phòng ban
Nhân viên các phòng ban
Nhân viên mới và thực tập sinh

Xác nhận thông tin chính xác:

Họ tên đầy đủ (quan trọng cho bảng tên, giấy mời)
Chức vụ và phòng ban
Thông tin liên lạc (để gửi thư mời và nhắc nhở)
Khảo sát yêu cầu đặc biệt (ăn chay, dị ứng, người đi cùng…)

Nguyên tắc vàng trong sắp xếp chỗ ngồi

1. Vị trí bàn chính (VIP Table)

Đặt ở vị trí trung tâm, tầm nhìn tốt nhất hướng về sân khấu
Bố trí Ban Lãnh đạo, khách mời danh dự
Khoảng cách phù hợp đến sân khấu (không quá gần gây ồn, không quá xa mất kết nối)

2. Nguyên tắc hòa trộn và kết nối

Cân nhắc về việc sắp xếp bàn theo từng phòng ban: Điều này có thể sẽ tạo ra sự hạn chế giao lưu giữa các nhân viên và phòng ban
Kết hợp khéo léo: Mỗi bàn nên có người từ 2-3 phòng ban khác nhau, nhưng đảm bảo có ít nhất 2-3 người quen biết nhau để tạo không khí thoải mái

3. Những điểm cần lưu ý đặc biệt

Bàn cho nhân viên nữ mang thai hoặc người cao tuổi: Đặt gần lối ra vào, thuận tiện di chuyển
Nhân viên mới: Sắp xếp ngồi cùng những đồng nghiệp chung phòng ban và thân thiện, dễ gần để tạo cảm giác hòa nhập

Công cụ hỗ trợ sắp xếp chỗ ngồi

Sơ đồ mặt bằng: Yêu cầu địa điểm tổ chức sự kiện cung cấp layout chi tiết để dễ dàng sắp xếp và bố trí
Bảng Excel quản lý: Tạo các file theo dõi với các cột: Tên – Phòng ban / Thông tin khách mời – Số bàn – Ghi chú đặc biệt
Bảng tên bàn (Table Number): Thiết kế đẹp mắt, dễ nhìn, phù hợp với chủ đề buổi tiệc

Checklist trước ngày diễn ra

Xác nhận lại số lượng khách tham dự 3-5 ngày trước sự kiện
Chuẩn bị 5-10% số bàn/ghế dự phòng cho khách đến đột xuất
In sơ đồ chỗ ngồi phóng to đặt tại khu vực check-in
Chuẩn bị đội ngũ hướng dẫn viên để dẫn khách đến đúng bàn

Lời khuyên từ chuyên gia Silverland Group:

Hãy gửi sơ đồ chỗ ngồi trong thư mời hoặc email trước 1 tuần để khách mời có thể chuẩn bị tâm lý. Điều này cũng giúp bạn nhận được phản hồi kịp thời nếu có vấn đề cần điều chỉnh.

Bước 7: Thiết Kế Chương Trình Văn Nghệ & Hoạt Động Giao Lưu

Đây chính là phần tạo nên năng lượng và không khí đặc trưng cho buổi tiệc tất niên công ty.

Chương trình biểu diễn: Kết hợp hài hòa giữa các tiết mục nội bộ (phòng ban tự nguyện) và nghệ sĩ chuyên nghiệp (ban nhạc, ca sĩ, vũ đoàn) để đảm bảo chất lượng nghệ thuật.

Hoạt động tương tác: Ưu tiên các trò chơi mang tính kết nối và dễ tham gia đông đảo (Ví dụ: Quiz về doanh nghiệp, Đuổi hình bắt chữ, Tam sao thất bản…).

Chương trình bốc thăm may mắn: Phần được mong đợi nhất, hãy chuẩn bị các phần quà giá trị để giữ chân khách mời đến phút cuối cùng.

Bước 8: Phân Công Trách Nhiệm & Checklist Tổ Chức Tiệc Tất Niên

Thành lập Ban Tổ Chức với phân công rõ ràng từng mảng công việc:

Cơ cấu tổ chức:

Team Nội dung: Kịch bản, MC, slide & video clip trình chiếu
Team Vận hành: Địa điểm, ẩm thực, quà tặng, hệ thống kỹ thuật
Team Lễ tân: Đón tiếp, check-in, hướng dẫn khách mời

Timeline chuẩn bị (Checklist mẫu):

2 tháng trước: Lên kế hoạch sơ bộ, phê duyệt ngân sách, lựa chọn & đặt cọc địa điểm phù hợp (quan trọng vì mùa cao điểm dễ hết chỗ)
1 tháng trước: Xác nhận chủ đề, kịch bản, thực đơn. Gửi thông báo “Save the Date” cho nhân viên công ty và khách mời
1-2 tuần trước: Gửi thư mời chính thức, xác nhận số lượng khách tham dự, duyệt thiết kế trang trí (backdrop, standee, quà tặng)
Ngày diễn ra: Tổng duyệt, Sắp xếp & chuẩn bị hoàn tất, vận hành chương trình

Bước 9: Tổng Duyệt & Quản Lý Rủi Ro

Tổng duyệt (Rehearsal): Bắt buộc diễn ra tối thiểu 4 giờ trước sự kiện. Kiểm tra kỹ lưỡng âm thanh, ánh sáng, video, kịch bản MC, quy trình trao giải… để đảm bảo mọi yếu tố vận hành đồng bộ xuyên suốt buổi tiệc tất niên.

Quản lý rủi ro: luôn chuẩn bị các kế hoạch dự phòng

Nếu video không phát được? MC sẽ dẫn dắt bằng lời
Nếu MC/Nghệ sĩ gặp sự cố hoặc đến muộn? Ai là người thay thế?
Số lượng khách thay đổi đột xuất? Liên hệ ngay với đơn vị tổ chức tiệc để điều chỉnh kịp thời.

3 Sai Lầm Phổ Biến Cần Tránh Khi Lập Kế Hoạch Tổ Chức Tiệc Tất Niên Công Ty

Địa điểm không phù hợp: Chọn địa điểm quá xa, bãi đỗ xe hạn chế, hoặc không gian có nhiều cột trụ cản trở tầm nhìn – tất cả đều ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách mời
Phát biểu quá dài dòng: Tiệc tất niên là thời gian để thư giãn và kết nối. Hãy cân bằng hợp lý giữa phần nghi thức và giải trí
Bỏ qua tổng duyệt: Đây là sai lầm dễ mắc phải nhất, dẫn đến các sự cố kỹ thuật đáng tiếc như nhạc bật sai, video không tiếng, ánh sáng không đúng lúc… làm gián đoạn trải nghiệm

Tại Sao Sảnh Tiệc Silverland Là Địa Điểm Tổ Chức Tiệc Tất Niên Lý Tưởng?

Tại sảnh tiệc Silverland Group, chúng tôi không chỉ cho thuê sảnh, chúng tôi mang đến một giải pháp toàn diện:

Vị trí trung tâm, thuận tiện cho việc di chuyển và lưu trú cho khách mời.
Đa dạng sảnh tiệc với sức chứa lên tới 120 khách.
Phong cách bày trí linh hoạt tùy theo yêu cầu của khách hàng.
Đa dạng lựa chọn thực đơn Âu – Á theo tiêu chuẩn 5*.
Thiết bị âm thanh, ánh sáng tiêu chuẩn dành cho sự kiện.
Sảnh sự kiện/tiệc kết nối wifi tốc độ cao.
Bảng điện LED chào mừng.
Trang trí hoa tươi và các chi tiết khác theo tiêu chuẩn và chủ đề của sự kiện.

Kết Luận

Xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty là một nghệ thuật đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Với quy trình 8 bước trên, bạn hoàn toàn có thể tạo nên một sự kiện đáng nhớ, thể hiện đẳng cấp doanh nghiệp và tạo động lực mạnh mẽ cho đội ngũ.

Mùa tiệc cuối năm đang đến gần! Các địa điểm đẹp, vị trí thuận lợi thường được đặt trước từ rất sớm. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để bảo đảm không gian hoàn hảo cho sự kiện của bạn.

Thông tin liên hệ:

📞 Hotline: (+84) 901 813 097

📧 Email: sm2@themystdongkhoihotel.com